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陕西师范大学后勤第二集团档案管理制度
2014/12/18 9:28:45作者:来源: 点击(938)

第一章  总则

    第一条 为进一步规范后勤第二集团各类文件资料管理,确保各类文件、资料的完整、安全,充分发挥文件在各项工作中的作用,根据学校有关规定,结合后勤第二集团的实际情况,特制订本制度。

    第二条 管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,后勤第二集团及所辖部门上报、下发的各类文件、资料及在日常管理工作中形成和各类具有保存价值的文件材料。

    第三条  按照学校档案管理要求,后勤第二集团各类文件统一由行政部负责管理。

第二章 材料归档制度

    第四条 凡下列文件统一由行政部负责归档:

    (1)上级机关来文,包括上级对集团报告、申请的批复;

    (2)集团发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和管理经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

    (3)有保存价值的群众来信来访记录及处理结果;

    (4)集团制订的各类发展规划、管理制度、办法、规定等;

    (5)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及集团在会上汇报的材料等;

    (6)上级领导来集团检查视察工作的报告、指示记录,以及集团向上级进行汇报的提纲和材料;

    (7)反映集团管理、经营活动、先进人物事迹及集团领导工作等的音、像摄制品;

    (8)集团向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

    第五条 各职能部门日常工作中形成的各类文件资料,(施工图纸、大型设备资料、操作规程等)由各部门收集整理后统一交集团行政部立卷归档。

    第六条 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

    1.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

    2.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

    3.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

    4.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

    5.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

    6.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交行政部统一登记、立卷、归档管理。

第三章 档案保密规则

    第七条 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

    第八条 凡到档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经集团领导批准并在指定时间内归还档案室。

    第九条 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

    第十条 集团工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

    第十一条 对于违反保密规定,泄露集团机密或造成一定后果者要依据集团有关规定,严肃处理并追究其责任。

    第十二条 档案是集团的宝贵财富,因此,档案管理人员必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则,确保档案的安全。

    第十三条 凡是利用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接动用。

    第十四条 借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。

    第十五条 外单位查阅档案,需持介绍信经集团领导批准。复制档案和外供图纸和技术文件,统一由集团行政部严格按照审批手续提供,任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任,对于严重损害集团利益者,要追究有关责任。

第四章 档案借阅管理制度

    第十六条 集团各部门借阅档案,必须按照集团制订的各类档案借阅管理标准办理借阅手续。

    第十七条 凡借阅档案,需经集团领导批准。外来人员查阅本集团档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

    第十八条 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

    第十九条 查阅各门类档案应在档案室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

    第二十条 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

    第二十一条 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。  

    第二十二条  凡私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

    第二十三条  一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

第五章 档案统计制度

    第二十四条 档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

    第二十五条  统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。

    第二十六条  统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

    第二十七条  统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料,实行统计监督。

    第二十八条  统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

    第二十九条  统计方法。档案统计工作,必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料,再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

    第三十条   按期统计。平时必须积极收集资料,做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。  

    第三十一条 专人统计。设定统计人员,熟悉统计业务;掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报。

第六章 档案销毁制度

    第三十二条 档案销毁,是指对没有保存价值的、不需要归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

    第三十三条  档案销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定。

    第三十四条  经过鉴定确需销毁的档案,必须写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册。

    第三十五条  档案销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。

    第三十六条  批准销毁的档案,应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁,且要有两人鉴销;销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

    第三十七条  档案的销毁,必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

编辑:xzb
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